Datenschutzerklärung
Die neuen Regelungen gelten nicht nur für “Unternehmen” (Art. 4 Nr. 18 DS-GVO), sondern für alle natürlichen und juristischen Personen – auch für Vereine.
Welche Daten müssen geschützt werden?
Der Datenschutz betrifft personenbezogene Daten. Das sind alle Einzelangaben über die persönlichen oder sachlichen Verhältnisse. In Vereinen betrifft das vor allem Mitglieder, daneben aber auch Spender, Klienten, Kunden, Vermieter usf. Typischerweise erhoben werden Name und Anschrift, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Bankverbindung u.ä. All das sind personenbezogene Daten. Die Art der Erfassung (digital oder auf Papier) spielt keine Rolle. Der Datenschutz bezieht sich auf das Erheben, Verarbeiten (Speichern, Verändern, Übermitteln, Sperren und Löschen) und Nutzen (jede Verwendung) von Daten.
Erlaubnis
Daten werden im Rahmen einer vertraglichen Beziehung erhoben. Diese vertragliche Beziehung ist die Mitgliedschaft. Die für die Mitgliederverwaltung erforderlichen Daten dürfen also in jeden Fall verwendet werden. Das gleiche gilt, wenn die Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind. Das gilt z.B. für Spender und dem Vermieter. Hier müssen die Spendenbescheinigungen mit ihren Daten 10 Jahre aufbewahrt werden.
Zuständigkeit
Zuständig für den zum Schutz personenbezogener Daten ist der Vorstand. Die Personen, die mit der Datenverarbeitung befasst sind, müssen auf das Datengeheimnis verpflichtet werden. Auf ein entsprechendes Merkblatt wird verzichtet. Die Personen, die mit Mitgliederdaten zu tun haben, erkennen den Datenschutz mit Erhalt dieser Mitteilung an.
Umgang mit Daten
Der Verein darf die von ihm gesammelten Daten nur im Rahmen des BDSG oder einer anderen Rechtsvorschrift nutzen. Die Datenschutzbestimmungen können nicht per Satzung eingeschränkt werden. Das Erheben, Speichern, Ändern oder Übermitteln personenbezogener Daten oder ihre Nutzung ist nur zulässig, wenn dies für die Erfüllung des Vereinszweckes erforderlich ist. Das gilt insbesondere für Anschrift und Bankdaten der Mitglieder. Nach § 4 Abs. 3 BDSG muss der Betroffene über die folgende Umstände informiert werden:
- die Identität der verantwortlichen Stelle (= Akkordeonfreunde Ladenburg e.V.)
- die Zweckbestimmungen der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung (= Mitgliederverwaltung)
- über die Empfänger, soweit die Daten weitergeleitet werden und er nicht mit einer Übermittlung zu rechnen hatte.
Übermittlung von Daten
Teilweise muss der Verein Daten von Mitgliedern weitergeben. Ob das zulässig ist, hängt vom Einzelfall ab:
- Weitergabe an andere Mitglieder: i.d.R. nur im Sonderfall; das ist vor allem das Minderheitenbegehren nach § 37 BGB
- Weitergabe an Verbände: Die ist regelmäßig zulässig, wenn sie sich schon aus der
Vereinstätigkeit ergibt (z.B. Wertungsspielmeldungen, Kursanmeldungen, usw.). Geht die
Datenweitergabe darüber hinaus, sollte das in der Satzung geregelt werden oder in der
Einverständniserklärung benannt werden.
- Veröffentlichung von Daten:Die Veröffentlichung (Zeitung, Mitteilungsblatt, Schwarzes Brett) ist zulässig, wenn sie dem Vereinszweck dient, z.B. bei Orchesteraufstellungen oder Spielergebnissen. Nicht zulässig ist regelmäßig die Veröffentlichung der Namen in Fällen mit “ehrenrührigem” Inhalt wie Hausverboten, Vereinsstrafen oder Entlassungen.
- Veröffentlichung im Internet: Die Veröffentlichung personenbezogener Daten durch einen
Verein im Internet ist grundsätzlich unzulässig, wenn sich der Betroffene nicht ausdrücklich damit einverstanden erklärt hat. Informationen über Vereinsmitglieder (z.B. Spielergebnisse und persönliche Leistungen, Gruppen- oder Orchesterbilder, Ranglisten, usw.) oder Dritte (z.B. Auftritte bei externen Vereinen, Veranstaltungen usw.) können i.d.R. auch ohne Einwilligung kurzzeitig ins Internet gestellt werden, wenn die Betroffenen darüber informiert sind.
- Persönliche Nachrichten, wie z.B. zu Spenden, Geburtstagen und Jubiläen sind in der Regel
unproblematisch. Das Mitglied kann dem aber widersprechen.
- Die Weitergabe zu Werbezwecken (etwa an Sponsoren) darf nur mit Zustimmung des jeweiligen Mitglieds erfolgen.
Widerspruchs- und Auskunftsrecht
Grundsätzlich darf der Verein keine personenbezogenen Daten erheben, speichern oder weitergeben, wenn er nicht über eine Einwilligung verfügt oder eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht. Diese Einwilligung kann die betroffene Person jederzeit und ohne Begründung widerrufen. Es können aber in diesem Fall andere Erlaubnistatbestände vorliegen. Zentraler Punkt des Datenschutzes ist zudem das Recht des Betroffenen auf Auskunft. Er muss darüber informiert werden, in welchem Umfang Daten von ihm gespeichert sind. Dieses Auskunftsrecht ist in Artikel 15 der DS-GVO zweistufig ausgestaltet. Danach hat die betroffene Person das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob (= 1. Stufe) überhaupt Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, hat die Person ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten (= 2. Stufe). Hier besteht auch das Recht auf unentgeltliche Überlassung einer Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind. Wenn das Mitglied feststellt, dass die gespeicherten Daten nicht korrekt sind, hat es ein Recht auf Berichtigung (beispielsweise Namensänderung). Die Mitglieder haben in den folgenden Fällen ein Recht auf Vergessen (d.h. die Löschung der Daten):
- Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
- Die betroffene Person widerruft ihre Einwilligung.
- Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
Eine weiteres Recht der Mitglieder und betroffenen Personen und damit eine Verpflichtung für den Verein besteht in der Benachrichtigungspflicht des Vereins bei der Verletzung datenschutz-rechtlicher Verpflichtungen. Diese Verpflichtung besteht nur dann nicht, wenn der Verein im Vorfeld die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen ergriffen hat.
Beispiel: Es wurde in die Geschäftsstelle eingebrochen und der Computer mit den Mitgliederdaten wurde gestohlen. Die Benachrichtigungspflicht entfällt, wenn der Computer mit einem Passwort geschützt war und die Daten verschlüsselt waren.
Datenübertragbarkeit
Neu ist in der DS-GVO das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20). Die betroffene Person hat danach das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie dem Verein bereitgestellt hat, in einem gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Das Recht auf Datenübertragbarkeit beinhaltet, dass diese Daten beispielsweise einem anderen Verein, dem Deutschen Harmonikaverband, usw. übermittelt werden.
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
Die DS-GVO verlangt in Art. 30, dass ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten erstellt werden muss. Das gilt auch für kleinere Vereine, da die Datenverarbeitung nicht nur gelegentlich erfolgt (Art. 30 Abs. 5 DS-GVO (siehe Anhang)).
Auftragsverarbeitung
Externe Dienstleister, mit denen Verein zusammenarbeitet, bezeichnet die DS-GVO “Auftrags-verarbeiter”. Hier sind folgende Punkte zu beachten:
- eine sorgfältige Auswahl des Dienstleisters (“Auftragverarbeiters”)
- In eine entsprechende vertragliche Vereinbarung können/sollten Regelungen zum Datenschutz aufgenommen werden.
- Kontrolle: Der Auftragsverarbeiter sollte ggf. seine Datenschutzmaßnahmen (am besten vertraglich) darstellen. Eventuell sollte der Verein das kontrollieren.
- Beendigung des Vertrages: Müssen Unterlagen zurückgegeben werden? Sind Löschungen vorzunehmen?
Bußgeldvorschriften
Drastische Änderungen enthält die DS-GVO bei der Höhe der Bußgelder. Bei Vereinen können im Fall von Verstößen vier- bis fünfstellige Bußgelder verhängt werden. Nach Artikel 82 der DS-GVO haben Personen, die wegen eines Verstoßes gegen die Verordnung einen immateriellen Schaden erleiden, einen Schadensersatzanspruch. Ein solcher immaterieller Schaden kann beispielweise in einer Rufschädigung bestehen.
Anerkennung
Die Mitglieder des Vereins “Akkordeonfreunde Ladenburg e.V.” erkennen diese Datenschutz- Grundverordnung auch ohne schriftliche Bestätigung an. Ein Widerspruch muss schriftlich erfolgen.